Politică de confidențialitate și informare GDPR

1. Cine suntem

Această politică explică modul în care Rinova Fresh SRL, cu sediul în Stefan Baciu 52A, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2025081821003, având CUI 52767163, email contact @ mycleaner . ro, telefon +40720060010, prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor care vizitează website-ul public mycleaner.ro, ne contactează, solicită oferte, fac programări sau utilizează serviciile noastre.

În sensul Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”), firma noastră este operator de date pentru prelucrările descrise în această politică.

Această politică se aplică exclusiv relației dintre firma noastră și vizitatorii sau clienții website-ului nostru public. Furnizorul platformei SaaS/CRM prin care website-ul este găzduit sau administrat nu este parte la această politică în relația cu dumneavoastră; acesta poate acționa doar ca furnizor tehnic sau persoană împuternicită de noi, în baza unui contract separat.

1. Cui se aplică această politică

Această politică se aplică următoarelor categorii de persoane:

vizitatori ai website-ului;
persoane care completează formulare de contact, cereri de ofertă sau formulare de programare;
clienți persoane fizice;
reprezentanți, angajați sau persoane de contact ale clienților persoane juridice;
persoane care ne contactează prin email, telefon, chat, formulare web sau alte mijloace disponibile pe website.

2. Ce date cu caracter personal putem prelucra

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

2.1. Date de identificare și contact

nume și prenume;
adresa de email;
număr de telefon;
adresă poștală;
adresa locației unde solicitați serviciile;
denumirea companiei și funcția sau calitatea, dacă acționați în numele unei persoane juridice.

2.2. Date privind solicitarea, oferta sau comanda

tipul serviciilor solicitate;
detalii despre spațiu, locație și nevoile comunicate;
data și intervalul preferat pentru programare;
observații, instrucțiuni sau preferințe comunicate de dumneavoastră;
istoricul comunicărilor, ofertelor, comenzilor și programărilor.

2.3. Date de facturare și plată

nume/denumire pentru facturare;
adresă de facturare;
CUI, cod fiscal sau alte informații necesare emiterii documentelor fiscale;
informații privind plățile, statusul plății și tranzacțiile.

Dacă plata este procesată printr-un furnizor extern autorizat, acel furnizor poate prelucra datele de plată conform propriei politici și propriilor obligații legale. În mod obișnuit, noi nu stocăm integral datele cardului.

2.4. Date tehnice și de utilizare

adresa IP;
tipul dispozitivului;
sistemul de operare;
browserul utilizat;
identificatori online;
paginile accesate;
data și ora accesului;
loguri tehnice și de securitate.

2.5. Alte date furnizate voluntar

Putem prelucra orice alte informații pe care ni le transmiteți voluntar prin formulare, email, telefon, chat sau alte canale de comunicare, inclusiv documente sau informații relevante pentru furnizarea serviciilor.

Vă rugăm să nu ne transmiteți date excesive sau categorii speciale de date, dacă nu sunt strict necesare și dacă nu v-au fost solicitate în mod expres.

3. Cum colectăm datele

Colectăm datele:

direct de la dumneavoastră, când completați formulare, solicitați o ofertă, faceți o programare sau ne contactați;
automat, prin website și tehnologiile necesare funcționării, securității, administrării și analizei acestuia;
din comunicările ulterioare cu dumneavoastră;
din documentele furnizate pentru executarea serviciilor sau pentru emiterea documentelor fiscale.

4. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele numai în baza unui scop clar și a unui temei legal valid.

4.1. Comunicarea cu dumneavoastră și răspunsul la solicitări

Prelucrăm datele pentru a răspunde solicitărilor, pentru a transmite oferte, pentru a confirma programări și pentru a comunica informații legate de serviciile noastre.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – demersuri precontractuale și/sau executarea unui contract; art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim.

4.2. Prestarea serviciilor și administrarea relației contractuale

Prelucrăm datele pentru organizarea intervențiilor, alocarea echipelor, gestionarea accesului la locație, urmărirea istoricului serviciilor și administrarea relației comerciale.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea contractului.

4.3. Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm datele necesare pentru facturare, înregistrarea plăților și respectarea obligațiilor contabile, fiscale și de arhivare.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – îndeplinirea unei obligații legale.

4.4. Securitatea website-ului și prevenirea abuzurilor

Prelucrăm anumite date tehnice pentru a proteja website-ul, formularele, infrastructura IT și datele împotriva accesului neautorizat, fraudelor sau utilizării abuzive.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim.

4.5. Analiză, îmbunătățirea website-ului și a serviciilor

Putem utiliza date tehnice și informații rezultate din cookie-uri sau instrumente de analiză pentru a înțelege modul de utilizare a website-ului și pentru a îmbunătăți experiența utilizatorilor.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim; pentru cookie-uri sau instrumente neesențiale, art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământ.

4.6. Marketing direct, unde este permis de lege

Putem transmite comunicări comerciale sau promoționale numai dacă avem consimțământul dumneavoastră sau dacă legea permite acest lucru în contextul unei relații comerciale existente, cu respectarea dreptului dumneavoastră de opoziție.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământ și/sau art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim, unde este permis de lege.

4.7. Apărarea drepturilor noastre

Putem prelucra date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, soluționarea reclamațiilor, recuperarea creanțelor sau gestionarea litigiilor.

Temei legal: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim și, după caz, art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – obligație legală.

5. Obligația de a furniza datele

Nu aveți obligația generală de a ne furniza datele dumneavoastră. Totuși, anumite date sunt necesare pentru:

a răspunde solicitărilor;
a transmite o ofertă;
a programa și presta serviciile;
a executa contractul;
a emite factura și a respecta obligațiile legale.

Dacă nu furnizați datele minime necesare, este posibil să nu putem răspunde solicitării sau să nu putem presta serviciile solicitate.

6. Cui putem divulga datele

Nu vindem datele dumneavoastră. Putem divulga datele doar în măsura necesară către:

angajații și colaboratorii noștri autorizați;
furnizori de servicii IT, mentenanță, hosting, email și suport tehnic;
furnizorul platformei SaaS/CRM folosite pentru operarea website-ului sau administrarea solicitărilor, exclusiv în calitate de persoană împuternicită;
furnizori de plăți;
contabili, auditori, avocați sau consultanți;
autorități publice, instituții, organe de control sau instanțe, când legea ne obligă.

Destinatarii care acționează pentru noi în calitate de persoane împuternicite sunt supuși unor obligații contractuale de confidențialitate și securitate.

7. Transferuri internaționale de date

În mod obișnuit, urmărim ca datele să fie prelucrate în Spațiul Economic European. Dacă, în mod excepțional, anumite date sunt transferate în afara SEE, vom face acest lucru numai în prezența unui temei legal și a unor garanții adecvate, cum ar fi:

o decizie de adecvare a Comisiei Europene;
clauze contractuale standard;
alte mecanisme permise de lege.

Puteți solicita informații suplimentare despre garanțiile aplicabile folosind datele de contact de mai jos.

8. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

În mod orientativ:

datele din formulare de contact sau cereri de ofertă: pe durata necesară procesării cererii și, ulterior, pe durata rezonabilă necesară documentării și follow-up-ului;
datele aferente contractelor, comenzilor și programărilor: pe durata relației contractuale și ulterior pe perioada necesară pentru apărarea unui drept;
datele de facturare și documentele financiar-contabile: pe perioada prevăzută de legislația aplicabilă;
datele tehnice și logurile de securitate: pe durata necesară funcționării și securității sistemelor;
datele prelucrate în baza consimțământului: până la retragerea consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

La expirarea termenelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate, după caz.

9. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor;
dreptul de acces la date;
dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
dreptul la ștergere;
dreptul la restricționarea prelucrării;
dreptul la portabilitatea datelor;
dreptul de opoziție la prelucrarea bazată pe interes legitim;
dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, dacă sunt îndeplinite condițiile legale;
dreptul de a depune plângere la autoritatea competentă de supraveghere.

10. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la:

Email general: contact @ mycleaner . ro
Telefon: +40720060010

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii. În cazuri complexe sau dacă primim un număr mare de cereri, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, cu informarea dumneavoastră prealabilă.

Putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru confirmarea identității, în scopul protejării datelor.

Pentru ușurință, compania poate pune la dispoziție și un formular-tip separat pentru exercitarea drepturilor GDPR, însă folosirea unui astfel de formular nu este obligatorie.

11. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul poate folosi cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționare, securitate, analiză și îmbunătățirea serviciilor. Dacă folosim cookie-uri neesențiale, acestea vor fi instalate numai în condițiile prevăzute de lege și, acolo unde este necesar, pe baza consimțământului dumneavoastră.

Pentru detalii, consultați politica noastră separată privind cookie-urile.

12. Date ale minorilor

Website-ul și serviciile noastre nu sunt destinate, în mod obișnuit, minorilor. Nu colectăm cu bună știință date ale minorilor fără implicarea părintelui, tutorelui sau reprezentantului legal, atunci când legea cere acest lucru. Dacă apreciați că un minor ne-a transmis date fără autorizație adecvată, vă rugăm să ne contactați.

13. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile și adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, divulgării sau modificării accidentale ori ilegale. Aceste măsuri pot include controlul accesului, jurnalizare, back-up, politici interne, separarea rolurilor, parole și, după caz, criptare.

Totuși, niciun sistem nu poate garanta securitate absolută. Dacă suspectați o problemă privind confidențialitatea datelor, vă rugăm să ne contactați imediat.

14. Plângeri și autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că v-au fost încălcate drepturile, vă rugăm să ne contactați mai întâi, pentru a încerca soluționarea situației. Aveți, de asemenea, dreptul să depuneți o plângere la autoritatea competentă de supraveghere.

Pentru România, autoritatea competentă este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). Aveți, de asemenea, dreptul să depuneți o plângere la autoritatea competentă din statul dumneavoastră de reședință sau de la locul pretinsei încălcări, în condițiile prevăzute de lege.

15. Modificări ale politicii

Putem actualiza periodic această politică pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau operaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe website și va produce efecte de la data publicării, cu excepția cazului în care legea impune altfel.

16. Date de contact

Pentru întrebări privind această politică sau modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, ne puteți contacta la:

Email GDPR / protecția datelor: contact @ mycleaner . ro
Telefon: +4072060010